Privacy verklaring

1. Algemeen

KVIM hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens.
KVIM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Dit brengt met zich mee dat:

• Wij uw persoonsgegevens steeds zullen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Over welke persoonsgegevens en doelen het gaat zijn verderop beschreven in dit document.
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt zich tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Passende technische en organisatorische maatregelen werden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• U op de hoogte bent van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens: zie puntje 10 – Contactgegevens

2. Verantwoordelijkheden

Door uw toegang tot en het gebruik van deze website, aanvaardt u zonder enig voorbehoud deze gebruiksvoorwaarden.

KVIM kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade die voortvloeit uit virussen in eender welke vorm, bugs, voor om het even welk programma of toepassing die incompatibel is met de door de gebruiker aangewende infrastructuur, noch schade ontstaan uit eventuele storingen, onderbrekingen of fouten, evolutie, herstel, controle, onderhoud, technisch probleem, onderbrekingen in telefoonnetwerk of de ermee verbonden netwerken of diensten, overbelasting, nalatigheid of fout van een derde of de gebruiker, evenals gebeurtenissen onafhankelijk van de wil van KVIM.

Alle informatie, zowel onder de vorm van tekst, bestanden als beelden als eender welke andere vorm wordt door KVIM enkel ten informatieve titel ter beschikking gesteld.

Elke geïnteresseerde persoon mag van deze informatie kennisnemen doch KVIM behoudt zich het recht voor om op het tijdstip dat haar passend voorkomt, zonder enige voorafgaande waarschuwing, de regels en voorwaarden betreffende de toegang tot het gebruik van de website te wijzigen, dan wel de gehele website of delen ervan aan een beperking te onderwerpen.

De toegang tot private gedeelten van de website kunnen afhankelijk gesteld worden van het verstrekken van informatie door de bezoeker/gebruiker van de website.
De bezoeker/gebruiker die deze informatie levert verklaart er zich uitdrukkelijk mee akkoord dat deze informatie eigendom wordt van KVIM en dat door de loutere mededeling van informatie aan KVIM, deze laatste de uitdrukkelijke toestemming krijgt om informatie te gebruiken in overeenstemming met de Privacy Policy.

Het verlenen van toegang tot een privaat gedeelte van de website van KVIM middels het gebruik van gebruikersnamen en paswoorden, kan ten allen tijden door KVIM worden gewijzigd of geweigerd zonder dat dit tot enige schadevergoeding kan leiden.

De bestuursleden van KVIM treden op als verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Verklaring.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Onder "persoonsgegevens" wordt het volgende verstaan:
alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die KVIM verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de bezoeker zelf invoert via de verschillende contactformulieren op onze website, die KVIM verkrijgt van de personen zelf via email of telefonisch voor doeleinden die hieronder beschreven zijn of als lijst van afgestudeerden van de De Nayer die het eerste jaar gratis lid zijn van het KVIM.

3.1 Welke persoonsgegevens

De persoonsgegevens die KVIM verzamelt en verwerkt, betreffen de gegevens van:

• Het register: afgestudeerden aan het Hoger Instituut De Nayer te Mechelen, later Campus De Nayer genoemd in Sint-Katelijne-Waver.
  Een deel van deze personen zijn ook actief en/of ondersteunend lid van de ingenieursvereniging, Alumnivereniging en KVIM.
  Welke gegevens worden bewaard:
  • Persoonsgegevens: familienaam en voornaam, gender, geboortedatum en indien beschikbaar, e-mail adres, telefoon, fax en fysisch adres van privé en/of beroepsactiviteit.
  • Studie gerelateerde gegevens: promotiejaar, afstudeerrichting en indien beschikbaar, bijkomende diploma’s en behaalde titel
  • Gegevens over KVIM lidmaatschap: lid-jaar, soort lid, betalingsgegevens (bedrag, datum, rekening nummer)
• VIP lijst: persoonsgegevens van contactpersonen, meestal onderwijzend personeel, dat nuttig zijn voor de optimale werking van de georganiseerde activiteiten.
  Welke gegevens worden bewaard:
  • Persoonsgegevens: familienaam en voornaam en indien beschikbaar, e-mail adres, telefoon, fax en fysisch adres.
  • Werkingsgegevens: functie binnen De Nayer en/of KVIM
• Bestuursleden: gegevens van alle leden van het bestuur van KVIM
  Welke gegevens worden bewaard:
  • Persoonsgegevens: familienaam en voornaam, persoonlijk e-mail adres en e-mail adres van de KVIM vereniging
  • KVIM gerelateerde gegevens als bestuurslid: functie binnen KVIM en verantwoordelijkheden
• Bedrijfsgegevens: lijst van bedrijfsgegevens en persoonsgegevens van contactpersonen die nodig zijn voor de optimale werking van volgende activiteiten:
  • De sponsoring van de vereniging
  • Het tonen van bedrijfsreclame op de website
  • Het plaatsen van vacatures op de website
  Welke gegevens worden bewaard:
  • Bedrijfsgegevens: adres van bedrijf en url van de website
  • Persoonsgegevens van een contactpersoon: familienaam, voornaam, functie, tel- & faxnummer en e-mail adres
• Contact gegevens van personen die zich ingeschreven hebben voor een activiteit.
  Welke gegevens worden bewaard:
  • Persoonsgegevens: familienaam, voornaam, woonadres, tel- en faxnummer, e-mail adres
  • Studie & lid gerelateerde gegevens: promotiejaar, actief lid van KVIM (Y/N)
  • Inschrijving gerelateerde gegevens: aantal personen, datum van inschrijving en betaling, gestructureerde mededeling, betaald bedrag

3.2 Doeleinden

Alle persoonsgegevens worden door KVIM verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Uitnodiging voor activiteiten of rondsturen van nieuwsbrieven
• Inschrijving en opvolging van de inschrijvingen voor activiteiten
• Inschrijving en opvolging van de inschrijvingen voor het KVIM lidmaatschap
• Verwerven van sponsors en het aanbrengen van reclame van deze sponsors op de website
• Plaatsen van vacatures op de website

Door het invullen van hun gegevens op het webformulier, verstrekken de gebruikers toelating aan KVIM om deze gegevens te gebruiken om de informatievragen te kunnen beantwoorden, om deelname aan activiteiten te verwerken of ieder ander soort aanvraag te verwerken zoals aangegeven in de hoofding van het webformulier.

Bij elke ontvangen e-mail hebt u steeds de kans om definitief uitgeschreven te worden uit onze mailinglist.

3.3 Foto-, Video- en geluidsopnames

Op alle evenementen kunnen foto’s, video’s of geluidsopnames worden gedeeld via de sociale media of op de website geplaatst op het archief. Elke deelnemer heeft het recht om dit op elk moment te weigeren of om het van de website of sociale media te laten verwijderen.

4. Verstrekking aan derden

Alle door u verstrekte gegevens worden niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.
U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Alle persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk door de bestuursleden van het KVIM, de verwerkingsverantwoordelijke genoemd en door de dienstverlenende firma die verantwoordelijk is voor het ontwerp van website, de verwerker genoemd.

Een uitzondering is dat de persoonsgegevens van het register gedeeld kunnen worden met overkoepelende ingenieursverenigingen in België.
Deze informatie is o.a. noodzakelijk voor de verzekering van de deelnemers tijdens hun deelname aan een activiteit.

5. Bewaartermijn

KVIM bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de doeleinden zoals beschreven in punt 3 te realiseren en op grond van wat wettelijk is vereist.
Persoonsgegevens van inschrijvingen voor de activiteiten worden na de activiteit niet verwijderd.

6. Beveiliging van de gegevens

KVIM heeft passende organisatorische en technische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen

7. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.
Onderaan (puntje 10 – Contactgegevens) deze privacyverklaring vindt u onze contactgegevens.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Om uw identiteit te controleren vragen wij u om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag.

8. Cookies

Op onze website wordt op dit moment geen gebruik gemaakt van cookies of vergelijkbare technologieën waarbij informatie op het device wordt opgeslagen en/of uitgelezen.
Er wordt op dit moment ook geen gebruikt gemaakt van Google Analytics en of enig andere tracking mechanisme om de bezoekers statistieken te evalueren.

9. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming (commission@privacycommission.be).

10. Contactgegevens

Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Verklaring kan te allen tijde gericht worden aan:

KVIM vzw
Jan De Nayerlaan 5
2860 Sint Katelijne Waver
België
E-mail: info@kvim.be
Web: www.kvim.be

11. Wijziging privacy statement

KVIM behoudt zich het recht voor op elk ogenblik deze privacyverklaring aan te passen.
We vragen bezoekers aan en gebruikers van onze site dan ook om ons privacybeleid regelmatig door te nemen.